Предложения с афоризмами о языке

афоризмами

"Кадровый вопрос", 2013, N 8

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА КОРПОРАТИВНЫЕ ВЕЧЕРИНКИ И ПОДАРКИ

Для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров организация должна проводить разного рода приемы. Затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.

Определение представительских расходов можно найти в Приказе Минфина России от 15 марта 2000 г. N 26н. Оно звучит так:

"Представительские расходы, связанные с деятельностью организации, - это расходы организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) или другого аналогичного органа организации".

К представительским расходам Минфин относил следующие затраты.

1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

2. Транспортное обеспечение участников приема.

3. Посещение культурно-зрелищных мероприятий.

4. Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.

5. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Если организация командирует своего сотрудника для переговоров в другую организацию, то расходы на осуществление такой встречи не могут считаться представительскими. Ведь представительские расходы - это затраты принимающей стороны, а в данном случае принимающей стороной является организация-партнер.

Порядок признания представительских расходов

В бухгалтерском учете не установлено никаких ограничений по видам и размерам представительских расходов. Они включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, в котором возникли, независимо от времени фактической оплаты.

Основное требование - затраты на прием и обслуживание представителей других организаций должны быть связаны с установлением или поддержанием взаимовыгодного сотрудничества, а расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета или ревизионной комиссии, - с работой этих органов организации. Представительские расходы, понесенные организацией, в полном объеме отражаются на счетах учета затрат.

Представительские расходы могут быть учтены в составе расходов по обычным видам деятельности предприятия (п. п. 5 - 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н).

В этом случае представительские расходы являются текущими и учитываются на счетах 26 "Общехозяйственные расходы" или 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами:

60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

71 "Расчеты с подотчетными лицами";

76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством, модернизацией, реконструкцией, приобретением основных средств или нематериальных активов. В этом случае они будут отражаться по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" и включаться в первоначальную стоимость основных средств или нематериальных активов.

Или же представительские расходы могут быть включены в состав прочих расходов, если они связаны с продажей основных средств, нематериальных активов или ценных бумаг. В этом случае сумма указанных расходов будет списана в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы".

Если для проведения представительского мероприятия приобретаются материально-производственные запасы (продукты), то сначала их следует отразить на счете 10 "Материалы" или на счете 15 "Заготовление и приобретение МПЗ" в зависимости от выбранной учетной политики. По мере использования приобретенных ценностей их стоимость списывается со счета 10 на счет учета затрат (26 или 44).

Пример. В ноябре ООО "Шанхай" осуществило расходы, которые были связаны со следующими мероприятиями:

- официальными обедами в ресторане по месту нахождения ООО "Шанхай", а также по месту нахождения деловых партнеров организации;

- буфетным обслуживанием во время переговоров;

- транспортным обслуживанием делегаций;

- посещением театра и концертного зала.

Для организации встречи по месту нахождения ООО "Шанхай" была привлечена специализированная организация. Ей было перечислено по безналичному расчету 8142 руб., в том числе НДС - 1242 руб.

Для участия в переговорах по месту нахождения контрагентов были командированы сотрудники ООО "Шанхай". На командировочные расходы им было выдано 4200 руб. Согласно авансовому отчету, который представили сотрудники ООО "Шанхай" после возвращения из командировки, расходы на поездку составили 4123 руб.

На приобретение продуктов и напитков в целях проведения буфетного обслуживания из кассы организации было выдано подотчетному лицу 1000 руб. На основании авансового отчета продукты и напитки оприходованы в качестве МПЗ.

Транспортное обслуживание гостей было поручено специализированной организации, стоимость услуг которой составила:

1298 руб., в том числе НДС - 198 руб.

На приобретение билетов в театр и концертный зал было израсходовано 2300 руб., которые были выданы подотчетному лицу из кассы организации.

В бухгалтерском учете ООО "Шанхай" были сделаны следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50

- 7500 руб. (1000 + 4200 + 2300) - из кассы выданы деньги на приобретение продуктов и напитков для буфетного обслуживания, на командировочные расходы и для приобретения билетов в театр и концертный зал;

Дебет 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным", Кредит 51

- 9440 руб. (8142 + 1298) - перечислена предоплата на организацию деловой встречи и на транспортное обслуживание делегации;

Дебет 10 Кредит 71

- 1000 руб. - оприходованы напитки и продукты, приобретенные для буфетного обслуживания гостей;

Дебет 50, субсчет 3 "Денежные документы", Кредит 71

- 2300 руб. - отражена стоимость билетов в театр и концертный зал, приобретенных через подотчетное лицо;

Дебет 26 Кредит 71

- 4123 руб. - на основании авансового отчета отражены командировочные расходы.

Обратите внимание! В том случае, когда деловую встречу организуют партнеры организации, командировочные расходы, связанные с этой поездкой, не включаются в состав командировочных расходов.

На основании акта о списании представительских расходов на официальный прием представителей в бухгалтерском учете организации были сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 60

- 8000 руб. (9440 - 1242 - 198) - отражены расходы на организацию деловой встречи и транспортное обслуживание членов делегации;

Дебет 19 Кредит 60

- 1440 руб. (1242 + 198) - на основании полученных счетов-фактур выделена сумма "входного" НДС по расходам на организацию деловой встречи и на транспортное обслуживание;

Дебет 26 Кредит 10

- 1000 руб. - списана стоимость продуктов питания и напитков, использованных в ходе деловой встречи;

Дебет 26 Кредит 50, субсчет 3 "Денежные документы",

- 2300 руб. - использованы билеты в театр и концертный зал, приобретенные для участников деловой встречи.

Таким образом, общая сумма представительских расходов составила 11 300 руб. (8000 + 1000 + 2300):

Дебет 90 Кредит 44

- 11 300 руб. - на сумму представительских расходов уменьшены доходы по обычным видам деятельности текущего периода.

Оплата представительских расходов

корпоративной банковской картой

Расчеты пластиковыми картами - это быстрый и удобный способ безналичного расчета.

С помощью пластиковой карты можно без проблем оплатить представительские расходы.

Порядок выпуска и использования банковских карт установлен Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт. Это Положение утверждено Центральным банком РФ 29 декабря 2004 г. N 266-П.

Корпоративные карты бывают двух видов - расчетные и кредитные.

Расчетные корпоративные карты позволяют держателю такой карты распоряжаться только теми деньгами, которые находятся на счете организации, то есть в пределах расходного лимита, который установлен банком-эмитентом.

Расходный лимит - это предельная сумма денежных средств, которая доступна держателю банковской карты в течение определенного периода времени для совершения операций с использованием банковских карт.

Расчетные карты еще называются платежными, или дебетовыми картами. Их характерной особенностью является то, что они не позволяют оплачивать покупки при отсутствии денег на счете.

С помощью кредитных корпоративных карт организация может оплачивать свои расходы, даже если они превышают остаток на счете организации. На сумму сверхлимитных затрат банк предоставляет ей кредит. Таким образом, в этом случае держатель карты может распоряжаться деньгами в пределах расходного лимита и в пределах суммы кредита, которую предоставляет ему банк.

Банковский кредит по кредитной корпоративной карте можно оформить несколькими способами.

Первый способ - это кредитование банком карточного счета в виде овердрафта. В этом случае карточка является смешанной, расчетно-кредитной. Это означает, что организация - владелец карточки вносит на карточный счет деньги, которые использует в расчетах. А при недостатке денежных средств на счете банк оплатит расходы организации за счет собственных средств. Впоследствии эту сумму банк удержит с владельца корпоративной карточки при поступлении денег на карточный счет. Как правило, овердрафт предоставляется не на любую сумму, а лишь в пределах лимита, который обязательно должен быть указан в договоре. Также при заключении договора необходимо обратить внимание на период кредитования, размер процентной ставки за пользование кредитом и допустимое количество овердрафтов в течение определенного периода времени. Если же в договоре не предусмотрена услуга банка в виде овердрафта, то при отсутствии денег на карточном счете организация не сможет рассчитаться по корпоративной карте до тех пор, пока на нем не появятся деньги.

Второй способ кредитования по кредитной корпоративной карте - это обычный кредит банка, который зачисляется на карточный счет. При использовании этого варианта с какого-то момента карточка становится в полном смысле слова кредитной, то есть в течение срока кредита владелец карты использует только заемные средства, предоставленные ему банком. При этом кредит поступает на карточный счет независимо от того, нужны ли в данный момент владельцу карточки деньги или нет. В этом его главное отличие от овердрафта, который используется только тогда, когда на счете действительно нет денег, а расчетные документы надо оплатить.

По окончании срока кредита владелец карты обязан будет вернуть банку сумму кредита и начисленные по нему проценты, причем независимо от того, использован ли этот кредит. Таким образом, при втором способе возможна ситуация, что ни один рубль из кредита не будет использован, а проценты за пользование кредитом придется уплатить.

Выпуск банковских карт в РФ осуществляется российскими кредитными учреждениями. Юридическим лицам банк выдает корпоративные карты. Эта банковская карта позволяет ее держателю, уполномоченному юридическим лицом, проводить операции по счету организации. На карте указывается наименование банка, который выпустил карту.

Для получения корпоративной карты организация должна заключить с банком соответствующий договор. Для обслуживания пластиковых карточек банк открывает для организации так называемый специальный карточный счет.

У организации может быть и несколько корпоративных банковских карт - это не запрещено. Надо ли на каждую карту открывать отдельный счет? Положение Банка России N 266-П разрешает отражать на одном и том же счете операции по нескольким расчетным или кредитным карточкам (п. 2.1 Положения N 266-П).

Здесь же возникает и другой вопрос: является ли карточный счет банковским счетом, о котором надо извещать налоговые органы?

К сожалению, является. Порядок открытия и использования карточного счета аналогичен общему порядку открытия расчетного счета по договору банковского счета. Договор об открытии карточного счета - это разновидность договора банковского счета. Следовательно, карточный счет подпадает под определение счета, которое дано в ст. 11 Налогового кодекса РФ. Поэтому налоговые органы следует своевременно уведомить об открытии специального карточного счета.

Как только организация заключила договор с банком, она перечисляет на карточный счет некоторую сумму и после этого может начинать использовать корпоративную карту.

В Положении Банка России N 266-П указан перечень операций, которые можно совершать с использованием корпоративных банковских карт.

Таким образом, заводя корпоративную банковскую карту, организация, по сути, получает еще один расчетный счет. Разница в том, что деньгами на расчетном счете может распоряжаться только организация, а деньгами на корпоративной банковской карте могут пользоваться любые лица, которым организация доверит.

Держателями корпоративной карты могут быть один или несколько сотрудников организации. Количество держателей регулируется по согласованию между руководителем организации и обслуживающим банком. Выдача банковской корпоративной карты работнику может быть произведена на основании приказа руководителя.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицам под отчет держателю корпоративной карты. Поэтому сотрудник, использующий карту, обязан отчитываться по израсходованным средствам.

Сделку по пластиковой карте сопровождают расчетные документы - слипы (квитанции электронного терминала) или квитанции банкомата. Они дают информацию о расходах по специальному карточному счету. Эти расходы должны быть подтверждены квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг.

Бухгалтерский учет денежных средств по специальному карточному счету ведется на счете 55 "Специальные счета в банке". К этому счету нужно открыть дополнительный субсчет 4 "Специальный карточный счет".

За открытие специального карточного счета и обслуживание пластиковых карт банк-эмитент взимает с организации определенную плату, размер которой устанавливается в договоре между банком и организацией.

В бухгалтерском учете суммы этого вознаграждения включаются в состав прочих расходов (ПБУ 10/99). Для целей налогообложения прибыли такие затраты необходимо включить во внереализационные расходы (пп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

В срок, установленный организацией, работник должен вернуть банковскую карту в кассу организации. Одновременно он должен представить отчет о суммах, которые были списаны со счета организации по операциям, осуществленным с использованием корпоративной карты.

Отчет оформляется по форме N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

При заполнении строки "Получен аванс" авансового отчета он должен указать сумму, которая была потрачена на командировочные или представительские цели и оплаченную корпоративной банковской картой.

Та же сумма, списанная со счета по корпоративной карте, указывается по строке "Израсходовано". Основанием для заполнения авансового отчета являются слип, квитанция электронного терминала, а также документы, подтверждающие произведенные расходы.

Пример. 11 января ООО "Измаил" открыло в банке специальный карточный счет в рублях. За открытие счета банк удержал с организации 300 руб. На этот счет организация перечислила со своего расчетного счета 20 000 руб.

В конце января организация проводила переговоры со страховой компанией. В процессе переговоров ООО "Измаил" организовало обед в ресторане для представителей договаривающихся сторон.

Для оплаты представительских расходов сотруднику была выдана корпоративная расчетная карта, учетная стоимость которой составляет 120 руб. С помощью этой карты работник оплатил стоимость обеда согласно счету ресторана в размере 3450 руб.

Стоимость услуг банка по операциям, которые производятся с использованием расчетной корпоративной банковской карты, составляет 2% от суммы операции.

В бухгалтерском учете ООО "Измаил" были сделаны такие проводки:

Дебет 55-4 Кредит 51

- 20 000 руб. - перечислены денежные средства на специальный карточный счет организации;

Дебет 91-2 Кредит 51

- 300 руб. - в составе прочих расходов отражена плата за открытие счета;

Дебет 50-3 Кредит 51

- 120 руб. - с расчетного счета организации удержана плата за изготовление расчетной карточки, которая выдана организации;

Дебет 71 Кредит 50-3

- 120 руб. - работнику выдана расчетная карта для оплаты представительских расходов;

Дебет 71 Кредит 55-4

- 3450 руб. - со специального карточного счета организации списаны денежные средства на оплату обеда в ресторане;

Дебет 44 Кредит 71

- 3450 руб. - списаны представительские расходы на основании утвержденного авансового отчета;

Дебет 50-3 Кредит 71

- 120 руб. - расчетная карта возвращена в кассу организации;

Дебет 91-2 Кредит 55-4

- 469 руб. (20 000 руб. + 3450 руб.) x 2% - в составе прочих расходов организации отражена комиссия за обслуживание специального карточного счета.

Налоговый учет

Состав представительских расходов и порядок их признания в целях налогообложения отличаются от состава представительских расходов и порядка их признания в бухгалтерском учете.

Согласно Налоговому кодексу РФ представительские расходы делятся на две группы. Первые из них связаны с приемом (обслуживанием) представителей других организаций, прибывших на переговоры. А вторая группа - с приемом (обслуживанием) членов руководящего органа организации, прибывших на его заседание.

В состав представительских расходов включаются 4 вида затрат предприятия (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для этих лиц, а также для официальных лиц принимающей организации, которые участвуют в приеме.

По мнению налоговиков, в состав расходов на проведение официального приема включаются только те расходы, которые непосредственно связаны с организацией питания. Следовательно, все остальные расходы не учитываются в составе представительских расходов. Речь в данном случае идет о следующих расходах:

- на аренду помещения;

- на его оформление и украшение;

- на оборудование стендов, проекторов и т. д.

2. Расходы на транспортное обслуживание - доставку гостей к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно.

Если гости будут встречены в аэропорту и на вокзале, а затем доставлены в гостиницу, то расходы на такси нельзя отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли. Ведь в гл. 25 Налогового кодекса РФ четко сказано о транспортировке "к месту проведения представительского мероприятия и обратно".

Пример. ОАО "Кентавр" провело заседание совета директоров, часть участников которого прибыла из других городов на самолете. Организация оплатила им билеты туда-обратно. Бухгалтер учел эти суммы в качестве представительских расходов.

Однако налоговый инспектор при проверке указал на то, что представительскими будут только расходы на доставку членов совета директоров из аэропорта до зала заседания и обратно, а авиабилеты по этой статье учесть нельзя.

В то же время такая ошибка для организации не повлечет никаких неблагоприятных последствий. Дело в том, что исключение расходов на перелет из состава представительских расходов вовсе не означает, что их вообще нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Общим собранием акционеров может быть установлена компенсация членам совета директоров расходов, которые связаны с выполнением их обязанностей по руководству ОАО. Следовательно, если общее собрание приняло такое решение, организация имеет право оплатить перелет. Причем указанные расходы будут абсолютно оправданны.

Таким образом, при наличии документов данные расходы будут полностью соответствовать критериям ст. 252 Налогового кодекса РФ и могут уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. А провести их можно, к примеру, по пп. 18 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ в качестве расходов на управление организацией или по пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ в качестве других расходов.

3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т. д.

4. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате принимающей организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Указанные расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но только в том случае, если приглашение гостей напрямую связано с деятельностью организации и способствует увеличению ее будущих доходов.

Обратите внимание! Для целей налогообложения прибыли состав представительских расходов является закрытым. Это значит, что при расчете налога на прибыль не учитываются расходы принимающей стороны:

- на оплату услуг по оформлению виз, проезда железнодорожным или авиационным транспортом представителей другой организации или совета директоров;

- на оплату их проживания во время проведения переговоров или заседания совета директоров в гостиницах или в арендованных квартирах.

В некоторых случаях налогоплательщикам удавалось оспорить это мнение налоговиков. Например, ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 1 марта 2007 г. N Ф04-9370/2006(30552-А81-27) встал на сторону налогоплательщиков. Он согласился с доводами истца о том, что организация может включить в состав представительских расходов затраты по оплате проживания участников официального приема:

- на организацию развлечения, отдыха, профилактики и лечения заболеваний;

- на приобретение цветов, подарков и сувениров для участников приема;

- на обслуживание участников, которые прибыли на заседание ревизионной комиссии;

- на проведение мероприятий по празднованию памятных дат, имеющих отношение как к предприятию, так и к его сотрудникам;

- на проведение корпоративных вечеринок.

Поэтому те расходы, которые не указаны в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ, не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия.

Дополнительные расходы по организации банкета (расходы на аренду помещения, на покупку цветов для участников, на оформление помещения) нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Зато можно несколько иначе оформить документально и включить в состав расходов.

Например, можно поручить организацию приема специализированной фирме. При этом необходимо достичь договоренности о том, что арендная плата, стоимость цветов и подарков будут распределены между стоимостью банкетных блюд и напитков. В этом случае никаких претензий со стороны налоговых органов не будет.

Нередко бухгалтер относит к представительским расходам затраты на чай, кофе, коньяк, приобретенные для руководителя и сотрудников организации. При этом главным аргументом для него является тот факт, что эти продукты используются не только работниками предприятия, но и для угощения представителей других организаций.

Учтите, что подобные расходы не указаны в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ. А следовательно, не могут быть учтены при расчете налога на прибыль.

Расходы на алкогольную продукцию

Что касается алкогольных напитков, то налоговое законодательство РФ конкретно не говорит, что расходы на приобретение алкоголя можно отнести к представительским расходам. Но вместе с тем и не запрещает этого делать.

В принципе, Налоговый кодекс не уточняет, что понимать под расходами на завтрак, обед, ужин или буфетное обслуживание. В то же время бесспорным является утверждение, что в ходе этих мероприятий употребляются пищевые продукты.

Согласно Общероссийскому классификатору продукции ОК 005-93, который утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 301, к продукции пищевой промышленности (класс 91 0000) относятся также:

- продукция винодельческой промышленности (подкласс 91 7000);

- продукция ликеро-водочной, спиртовой, пивоваренной промышленности (подкласс 91 8000).

Следовательно, налогоплательщики могут отнести расходы на спиртное к расходам на представительские цели. Главное - подтвердить их документально и доказать их экономическую обоснованность. То есть убедить налогового инспектора, что количество приобретенных алкогольных напитков способствовало реализации цели официального мероприятия - установлению или поддержанию взаимного сотрудничества. В противном случае стоимость приобретенных спиртных напитков придется списать за счет собственных средств.

Специалисты МНС России придерживаются иной позиции (Письмо МНС от 15 декабря 2003 г. N 02-5-10/127). Они считают, что расходы организации на алкогольную и табачную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в целях налогообложения прибыли. Но только в тех размерах, которые предусмотрены обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров.

Аналогичной позиции придерживается и Минфин России (Письмо Минфина от 9 июня 2004 г. N 03-02-05/1/49, Письмо Минфина от 19 ноября 2004 г. N 03-03-01-04/2/30). Следовательно, если налоговики на местах будут требовать исключить расходы на приобретение спиртных напитков из состава представительских расходов в целях налогообложения, то такие требования можно смело игнорировать. Ведь сейчас именно Минфин России может разъяснять, как применять налоговое законодательство. Причем эти разъяснения освобождают налогоплательщика от уплаты штрафа в случае налогового спора (п. 1 ст. 111 Налогового кодекса РФ).

Однако ни один нормативный документ в области налогообложения не дает определения понятия "обычаи делового оборота" и уж тем более не устанавливает нормы потребления алкогольных напитков во время официальных приемов.

Если мы обратимся к гражданскому законодательству, то отыщем определение этому понятию в п. 1 ст. 5 Гражданского кодекса РФ.

Обычаем делового оборота является сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не установленное и не зафиксированное документально (ст. 5 Гражданского кодекса РФ).

Таким образом, правила поведения превращаются в обычаи делового оборота в том случае, если обладают следующими признаками:

- сложившиеся, то есть устойчивые и достаточно определенные в своем содержании;

- широко применяемые;

- не предусмотренные законодательством;

- применяемые в какой-либо области предпринимательской деятельности.

Мы с полной уверенностью можем констатировать, что употребление алкогольных напитков на официальных приемах является обычаем делового оборота. Однако размеры такого употребления не устанавливает ни один обычай. Ведь количество выпитого спиртного - это норма каждого отдельного человека.

В то же время, несмотря на отсутствие таких размеров, количество приобретенных алкогольных напитков должно способствовать реализации цели официального мероприятия - установить или поддерживать взаимовыгодное сотрудничество (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Поэтому к вопросу о количестве спиртного необходимо подходить осмотрительно, с позиции разумной достаточности. Значит, приобретение слишком большого количества спиртного вряд ли можно считать экономически обоснованными расходами организации.

Количество выпитого алкоголя должно находиться в пределах каких-либо разумных норм употребления спиртных напитков. Например, не более 50 - 100 граммов водки или коньяка на одного человека, не более 200 - 300 граммов вина, не более 0,3 - 0,5 литра пива и т. д.

Организация может разработать и утвердить нормы потребления спиртных напитков при проведении деловых переговоров в расчете на одного человека в сутки, а затем учитывать расходы на алкоголь в качестве отдельной статьи затрат на буфетное или ресторанное обслуживание по каждому официальному приему в зависимости от количества участников официального приема.

В то же время помните, что никакой регламентации употребления алкогольной продукции налоговым законодательством не установлено.

Порядок признания представительских расходов

В налоговом учете представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Такие затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 Налогового кодекса РФ).

Порядок признания представительских расходов в целях налогообложения зависит от того, каким методом организация признает доходы и расходы - методом начисления или кассовым методом.

При методе начисления дата признания представительских расходов - это день утверждения акта о списании представительских расходов на официальный прием представителей.

При кассовом методе доходы и расходы учитываются для целей исчисления налога на прибыль в том периоде, когда они были фактически оплачены (ст. 273 Налогового кодекса РФ). Учтите, что использовать этот метод могут только те организации, у которых сумма выручки от реализации товаров, работ, услуг за предыдущие четыре квартала не превысила в среднем 1 000 000 руб. за каждый квартал.

Представительские расходы, перечисленные в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ, включаются в состав расходов организации в целях налогообложения независимо от следующих условий:

1) места проведения приема представителей других организаций или заседания совета директоров. Прием или заседание может проводиться в том месте, где расположена принимающая организации, или в любом другом месте (в другом городе, в другой стране). При этом необходимо решать вопросы безопасности участников приема и технического обеспечения встречи;

2) количества участников и их состав как со стороны принимающей, так и со стороны контрагента. Организация самостоятельно определяет состав участников встречи;

3) конечного результата переговоров. То есть не имеет значения, подписан или не подписан договор по результатам встречи. В случае спора с налоговиками судьи обычно встают на сторону налогоплательщиков (например, Постановление ФАС Уральского округа от 17 июня 2004 г. N Ф09-2441/04-АК);

4) цели переговоров. На официальном приеме могут решаться вопросы о реализации продукции (работ, услуг), о приобретении товаров (работ, услуг), совместной деятельности, слиянии предприятий и т. д.

В пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ речь идет о представительских расходах, которые связаны "с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций".

К сожалению, законодатели не учли, что организация может проводить переговоры с представителями других организаций, но с индивидуальными предпринимателями.

На наш взгляд, если расходы на переговоры с предпринимателем удовлетворяют общим требованиям, установленным налоговым законодательством в отношении представительских расходов, то их можно учесть при расчете налога на прибыль.

Норматив представительских расходов

Представительские расходы являются нормируемыми расходами. Это значит, что при расчете налога на прибыль за отчетный (налоговый) период организация может учесть эти расходы в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда предприятия за этот период.

Расходы и доходы при расчете налога на прибыль учитываются нарастающим итогом в течение года. Поэтому бухгалтеру необходимо пересчитывать сумму расходов, которая укладывается в установленный норматив. Делать это можно ежемесячно тем организациям, которые уплачивают ежемесячные авансовые платежи, или ежеквартально - тем предприятиям, которые перечисляют ежеквартальные авансовые платежи по налогу на прибыль.

Так как в налоговом учете нормируемые расходы учитываются не в полной сумме, в бухгалтерском учете затраты оказываются выше, чем в налоговом. В то же время расходы, не учтенные в одном отчетном периоде, могут быть признаны в другом отчетном периоде.

Сумма сверх нормативных представительских расходов представляет собой постоянную разницу (п. 4 ПБУ 18/02). Возникшую постоянную разницу можно учитывать на отдельном субсчете к счету учета затрат или же отражать обособленно в регистрах аналитического учета.

В первом случае к счету учета затрат открывается два субсчета. Например:

- субсчет 1 "Расходы, учитываемые в целях налогообложения";

- субсчет 2 "Расходы, не учитываемые в целях налогообложения".

Во втором случае сумма представительских расходов полностью отражается на синтетическом счете без применения субсчетов.

На основании постоянной разницы организация обязана формировать постоянные налоговые обязательства. Такое требование установлено п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль" (ПБУ 18/02), которое утверждено Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н.

Если постоянная разница возникает в течение отчетного года, то в последующие периоды указанная сумма расходов может уложиться в установленный лимит. В этом случае начисленное постоянное налоговое обязательство необходимо уменьшить или вовсе списать.

Представительские расходы в пределах установленных лимитов могут учитываться при расчете налога на прибыль на основании тех же первичных документов, на основании которых они были приняты к бухгалтерскому учету.

В том случае, если сумма представительских расходов в бухгалтерском учете превышает лимит, установленный для целей налогообложения, бухгалтеру необходимо составить еще один документ - бухгалтерскую справку. В ней нужно рассчитать сумму представительских расходов, которая может быть учтена при расчете налога на прибыль.

Пример. Используем условия первого примера.

ООО "Шанхай" перечисляет авансовые платежи по налогу на прибыль ежемесячно исходя из фактической прибыли.

За 11 месяцев отчетного года расходы организации по оплате труда составили 200 000 руб. Сумма представительских расходов, отраженная в бухгалтерском учете за этот период, равна 11 300 руб. (без учета НДС). Помимо расходов на организацию деловой встречи, транспортного и буфетного обслуживания, в них включены расходы на посещение театра и концертного зала в размере 2300 руб. Как мы уже говорили выше, в целях налогообложения указанные затраты не относятся к представительским расходам. Более того, они вовсе не учитываются в целях налогообложения.

Поэтому включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией в целях налогообложения, ООО "Шанхай" может представительские расходы в размере 9000 руб. (11 300 - 2300).

При расчете налога на прибыль за этот период организация может учесть в составе затрат текущего отчетного периода представительские расходы в размере 8000 руб. (200 000 руб. x 4%).

Чтобы скорректировать данные бухгалтерского учета для целей налогообложения, в конце ноября бухгалтер ООО "Шанхай" составил следующий расчет:

ООО "Шанхай"

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА-РАСЧЕТ

нормативной величины представительских расходов

за 11 месяцев 2008 г.

1. Фактическая величина представительских расходов в бухгалтерском учете - 11 300 руб.

2. Представительские расходы, учитываемые в целях налогообложения, - 9000 руб.

3. Расходы по оплате труда - 200 000 руб.

4. Нормативная величина представительских расходов - 8000 руб.

5. Сверхнормативная величина представительских расходов - 1000 руб.

6. Величина представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения, - 8000 руб.

Главный бухгалтер ООО "Шанхай" __________________________ Краснова А. А.

30 ноября 2008 г.

В бухгалтерском учете ООО "Шанхай" были сделаны такие записи:

Дебет 26-1 Кредит 60, 71, 76...

- 8000 руб. - отражена сумма представительских расходов, которую можно учесть в целях налогообложения;

Дебет 26-2 Кредит 60, 71, 76...

- 3300 руб. (1000 + 2300) - отражена сумма представительских расходов, которая не учитывается при расчете налога на прибыль.

Сумма сверхнормативных представительских расходов в размере 1000 руб. (9000 руб. - 8000 руб.), а также величина расходов, связанных с проведением культурно-развлекательных мероприятий, в размере 2300 руб. являются постоянной разницей, на основании которой бухгалтер сформировал постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99, субсчет "ПНО", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль",

- 792 руб. (3300 руб. x 24%) - отражена сумма постоянных налоговых обязательств.

В декабре 2012 г. расходы на оплату труда составили 30 000 руб. Следовательно, в целом за год расходы на оплату труда равны 230 000 руб. Величина представительских расходов, осуществленных организацией за отчетный период, не изменилась.

Предельная величина представительских расходов, которую можно учесть в целях налогообложения за 2012 г., составляет 9200 руб. (230 000 руб. x 4%). Однако расходы на посещение театра и концертного зала не включаются в состав представительских расходов при расчете налога на прибыль.

При расчете налога на прибыль в целом за 2008 г. ООО "Шанхай" может учесть представительские расходы в размере 9000 руб.

ООО "Шанхай"

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА-РАСЧЕТ

нормативной величины представительских расходов за 2012 г.

1. Фактическая величина представительских расходов в бухгалтерском учете - 11 300 руб.

2. Представительские расходы, учитываемые в целях налогообложения, - 9000 руб.

3. Расходы по оплате труда - 230 000 руб.

4. Нормативная величина представительских расходов - 9200 руб.

5. Сверхнормативная величина представительских расходов - 0 руб.

6. Величина представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения, - 9000 руб.

Главный бухгалтер ООО "Шанхай" __________________________ Краснова А. А.

30 ноября 2012 г.

В бухгалтерском учете были сделаны такие записи:

Дебет 26-1 Кредит 26-2

- 1000 руб. - сумма представительских расходов может быть полностью учтена в целях налогообложения;

Дебет 99, субсчет "ПНО", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль",

- 240 руб. - сторнирована часть суммы ранее начисленного постоянного налогового обязательства.

Учет представительских расходов в налоговых регистрах

Организация может разработать специальный регистр для учета представительских расходов в целях налогообложения или воспользоваться регистром бухгалтерского учета, дополнив его необходимыми реквизитами (ст. 313 Налогового кодекса РФ).

На наш взгляд, гораздо целесообразнее использовать второй вариант, так как дополнения будут небольшими. В бухгалтерский регистр необходимо внести:

- суммы расходов на оплату труда за отчетный период;

- определение предельной величины представительских расходов,

- сравнение ее с фактически произведенными затратами.

Меньшая из двух величин - предельная величина представительских расходов или фактически произведенные расходы - включится в состав прочих расходов при расчете налога на прибыль.

НДС по представительским расходам

Обычно в стоимость услуг, которые оплачивает организация при приеме представителей других организаций, входит НДС.

Сумму "входного" НДС по представительским расходам организация может предъявить к налоговому вычету, если выполнены условия, перечисленные в ст. ст. 171 и 172 Налогового кодекса РФ:

- представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету;

- на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма НДС;

- представительские расходы оплачены, а сумма НДС выделена в платежном документе отдельной строкой;

- представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается НДС.

Некоторые бухгалтеры могут решить, что раз нет счета-фактуры (например, получить в ресторане его весьма проблематично), то и принять НДС к вычету нельзя.

На первый взгляд, это действительно так. Ведь каждый бухгалтер знает, что счет-фактура является основанием для принятия налога к вычету.

Однако в некоторых случаях Налоговый кодекс РФ разрешает возмещать НДС и на основании других документов (счетов, кассовых чеков).

Одним из таких исключений являются затраты на прием и обслуживание деловых партнеров. Только следует иметь в виду, что в документах НДС должен быть выделен отдельной цифрой. Тогда будет понятно, что организация действительно уплатила НДС в стоимости расходов. Ведь в ст. 172 Налогового кодекса РФ сказано, что вычет применяется на основании документов, которые подтверждают уплату сумм налога.

НДС по сверхнормативным расходам

Довольно часто перед бухгалтером встает вопрос: можно предъявить к налоговому вычету сумму "входного" НДС, которая была уплачена по сверхнормативным представительским расходам?

Официальная позиция Минфина изложена в Письме от 11 ноября 2004 г. N 03-04-11/201 "Об НДС по рекламным расходам". Так как рекламные расходы также являются нормируемыми, следовательно, мнение Минфина в отношении "сверхнормативного" НДС можно распространить и на представительские расходы.

Возместить "входной" НДС по нормируемым расходам можно только в том размере, который соответствует сумме представительских расходов, которая укладывается в норматив (п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ). То есть той части расходов, которая учитывается при расчете налога на прибыль.

По мнению Минфина, НДС, который приходится на сверхнормативные расходы, нельзя ни предъявить к налоговому вычету, ни учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль. При этом специалисты финансового ведомства ссылаются на п. 49 ст. 270 Налогового кодекса РФ.

В бухгалтерском учете сумму "входного" НДС по сверхнормативным представительским расходам можно включить в состав расходов в том же месяце, в котором были учтены нормируемые расходы. Как правило, указанная сумма НДС списывается со счета 19 в дебет того же счета, на котором были учтены представительские расходы.

На наш взгляд, это не совсем верно.

Дело в том, что суммы "входного" НДС могут включаться в расходы на производство и реализацию товаров (работ, услуг) только в определенных случаях (п. 2 ст. 170 Налогового кодекса РФ). Например:

- представительские расходы относятся к деятельности организации, которая не облагается НДС;

- организация не является плательщиком НДС;

- товары (работы, услуги) организация реализует за пределами РФ;

- представительские расходы относятся к операциям, которые не являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость.

Таким образом, среди перечисленных случаев не указан такой, который относился бы к "входному" НДС по сверхнормативным расходам. Следовательно, эту сумму НДС нельзя отнести на затраты, связанные с производством и реализацией, или включить в первоначальную стоимость основного средства или нематериального актива.

Гораздо правильнее учитывать сумму "входного" НДС по сверхнормативным расходам в составе прочих расходов предприятия на субсчете 91-2 "Прочие расходы".

Так как сумма "входного" НДС, которая приходится на сверхнормативные расходы, включена в состав расходов в бухгалтерском учете, а в целях налогообложения не учитывается, то возникает постоянная разница (п. 4 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций", утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н).

На основе этой разницы бухгалтер должен сформировать постоянное налоговое обязательство. Его сумма рассчитывается путем умножения суммы постоянной разницы на ставку налога на прибыль.

Пример. ООО "Кентавр" занимается выпуском продукции, облагаемой НДС.

Поэтому в сентябре организация осуществила представительские расходы в размере 8260 руб., в том числе НДС - 1260 руб. Расходы на оплату труда за 9 месяцев составили 160 000 руб.

Следовательно, при расчете налога на прибыль организация может учесть представительские расходы в размере 6400 руб. (160 000 руб. x 4%). Остальная сумма представительских расходов в размере 600 руб. является сверхнормативной. Она не учитывается в целях налогообложения. На основании этой разницы в бухгалтерском учете необходимо сформировать постоянное налоговое обязательство в размере 144 руб. (600 руб. x 24%). В бухгалтерском учете ООО "Кентавр" были сделаны такие записи:

Дебет 26 Кредит 60

- 7000 руб. - представительские расходы включены в расходы по обычным видам деятельности;

Дебет 19 Кредит 60

- 1260 руб. - отражена сумма "входного" НДС;

Дебет 99, субсчет "ПНО", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль",

- 144 руб. - отражена сумма сформированного отложенного налогового обязательства по представительским расходам.

Организация может предъявить к налоговому вычету сумму "входного" НДС, которая соответствует представительским расходам, учтенным в целях налогообложения. Сумма НДС, которая приходится на 6400 руб., составляет 1152 руб. (6400 руб. x 18%). Остальную сумму НДС в размере 108 руб. (1260 - 1152) бухгалтер включил в состав прочих расходов. В целях налогообложения эта сумма не учитывается. Значит, опять возникает постоянная разница, на основе которой необходимо сформировать постоянное налоговое обязательство в размере 25,92 руб. (108 руб. x 24%).

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19

- 1152 руб. - часть суммы входного НДС по представительским расходам предъявлена к налоговому вычету;

Дебет 91-2 Кредит 19

- 108 руб. - часть суммы "входного" НДС включена в прочие расходы предприятия;

Дебет 99, субсчет "ПНО", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль",

- 25,92 руб. - отражена сумма сформированного отложенного налогового обязательства по сумме "входного" НДС, включенного в состав расходов.

Счет-фактура регистрируется в книге покупок в этом случае следующим образом:

- графа 7 "Всего покупок, включая НДС" - 7552 руб. (6400 + 1152);

- графа 8а "Стоимость покупки без НДС" - 6400 руб.;

- графа 8б "Сумма НДС" - 1152 руб.

В последующих отчетных периодах при расчете представительских расходов нарастающим итогом с начала года в целях налогообложения организация может уложиться в установленный норматив. В этом случае вся сумма НДС, списанная на затраты, должна быть восстановлена и предъявлена к налоговому вычету.

Кроме того, необходимо сторнировать ранее сформированное постоянное налоговое обязательство.

Пример. Используем условия предыдущего примера.

Предположим, что за год сумма расходов на оплату труда ООО "Кентавр" составила 200 000 руб. Норматив представительских расходов за этот период составляет 8000 руб. (200 000 руб. x 4%). Следовательно, при расчете налога на прибыль за год организация может учесть представительские расходы в полном объеме.

Кроме того, всю сумму "входного" НДС организация может предъявить к налоговому вычету. Поэтому в бухгалтерском учете ООО "Кентавр" в декабре были сделаны такие записи:

Дебет 91-2 Кредит 19

- 108 руб. - восстановлена сумма "входного" НДС, ранее включенная в состав прочих расходов предприятия;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19

- 108 руб. - сумма НДС предъявлена к налоговому вычету;

Дебет 99, субсчет "ПНО", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль",

- 169,92 руб. (144 руб. + 25,92 руб.) - сторнировано постоянное налоговое обязательство.

Счет-фактура по представительским расходам снова регистрируется в книге покупок в этом случае следующим образом:

- графа 7 "Всего покупок, включая НДС" - 708 руб. (600 руб. + 108 руб.);

- графа 8а "Стоимость покупки без НДС" - 600 руб.;

- графа 8б "Сумма НДС" - 108 руб.

Кроме того, бухгалтер ООО "Кентавр" составил справку-расчет.

ООО "Кентавр"

Справка-расчет НДС

по представительским расходам

В отчетном ____ г. представительские расходы составили 8260 руб., в том числе НДС - 1260 руб. Сумма расходов (без учета НДС) в пределах лимита, установленного п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ, составляла:

- по состоянию на 1 октября ____ г. - 6400 руб.;

- по состоянию на 1 января ____ г. - 8000 руб.

Сумма "входного" НДС по представительским расходам была предъявлена к налоговому вычету в размере:

- 1152 руб. - в сентябре;

- 108 руб. - в декабре.

Итого: 1260 руб.

Главный бухгалтер ООО "Кентавр" __________________________ Слуцкая А. А.

31 декабря ____ г.

Документальное оформление

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому оформлению документов на представительские расходы бухгалтер должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т. д.).

Действующие нормативно-правовые акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации вправе самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами.

1. Приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.

2. Программа мероприятий, состав делегации с указанием должностей с приглашенной стороны.

3. Список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.

4. Перечень должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.

5. Порядок выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.

6. Смета представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.

7. Акт (отчет) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.

8. Отчет об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием, что, кому и сколько вручено.

9. Меню, утвержденное директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.

10. Авансовый отчет с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т. д.

Перечисленные выше документы составляются под конкретное мероприятие. Все они, за исключением авансового отчета, не имеют унифицированных форм. Поэтому эти документы организация должна разработать самостоятельно. При этом ей следует учитывать, что бухгалтерские документы должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Напомним эти реквизиты:

- название документа;

- дата составления;

- наименование организации, от которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:

- дату деловой встречи или приема;

- место проведения этого мероприятия;

- программу мероприятий;

- состав участников со стороны организации и представителей другой организации;

- цель проведения мероприятия;

- сумму предполагаемых расходов.

По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией-партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера.

Обратите внимание! Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствии с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Например, цели проведения официального приема могут быть следующими.

1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.

2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.

3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.

4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т. д.).

Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.

Желательно, чтобы формулировка "проведение переговоров" фигурировала и в первичных документах по представительским расходам, которые организация получит от контрагентов.

Для включения представительских расходов в состав затрат по обычным видам деятельности необходимо, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:

- заключенными договорами;

- подписанными контрактами, протоколами о намерениях;

- деловой перепиской.

Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.

Нередко у бухгалтеров возникает вопрос: в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?

Мнение налоговиков по этому вопросу следующее.

Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.

На наш взгляд, такая позиция не является верной.

В соответствии с п. 42 ст. 270 Налогового кодекса РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4% от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита.

Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.

Однако, чтобы избежать споров с налоговыми органами, мы советуем предприятиям закладывать в сметы по представительским расходам большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее запланированных представительских расходов.

После проведения представительских мероприятий организация должна собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные организацией на организацию официального приема.

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета на счет 10 "Материалы", субсчет "Продукты для представительских целей".

Эти продукты списываются на счета учета затрат (26 или 44) на основании:

- товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12;

- накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.

Указанные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.

Списание других материальных ценностей, например сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

- двусторонний акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;

- счет на оплату транспортных услуг;

- счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;

- путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать свой собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

- путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;

- авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т. д.

Расходы на буфетное обслуживание оформляются:

- счетами;

- договорами на оказание услуг;

- заказ-счетами типовой унифицированной формы N ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 15 декабря 1998 г. N 132.

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий

Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.

Пример.

Утверждаю ______________ Иванов И. И.

Генеральный директор ООО "Смайл"

__________________

(дата утверждения)

Акт

о списании представительских расходов

на официальный прием представителей

ЗАО "Смоук" 5 августа 2013 г.

Ответственный за проведение мероприятия ________________ Никифоров А. А.

Главный бухгалтер _______________ Андреева О. П.

Подарки деловым партнерам

Благодаря подаркам и сувенирам, которые организация дарит своим деловым партнерам, нередко закладываются основы дальнейшей плодотворной работы. Подарки по случаю праздников, юбилеев или других важных событий являются обязательным элементом современной бизнес-культуры. Подарки и сувениры несут в себе положительную информацию об организации. Их дарят в целях формирования и поддержания положительного имиджа фирмы.

Стоимость подарков для клиентов организации должна быть экономически обоснована (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Это значит, что очень дорогие подарки вызовут повышенный интерес со стороны налоговых органов, которые захотят выяснить, за какие такие заслуги организация-контрагент получила столь роскошный подарок.

Поэтому организация должна соизмерять расходы на подарки с масштабами своей деятельности. Что для "Лукойла" - сущая безделица, для малого предприятия может оказаться слишком большим расходом.

Учтите, что затраты на подарки деловым партнерам нельзя включить в состав представительских расходов. Это связано с тем, что перечень этих затрат является закрытым (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ) и в нем не указаны расходы на приобретение подарков для представителей других организаций.

В бухгалтерском учете расходы на приобретение подарков для деловых партнеров включаются в прочие расходы организации, которые не учитываются при расчете налога на прибыль как стоимость безвозмездно переданного имущества (п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Поэтому возникает постоянная разница, на основе которой бухгалтер должен сформировать постоянное налоговое обязательство.

Основанием для списания стоимости подарков с баланса организации является список деловых партнеров, которым эти подарки были вручены.

Выдача подарка является его безвозмездной передачей и признается объектом обложения НДС (п. 1 ст. 39, пп. 1 п. 1 ст. 146 Налогового кодекса РФ). Следовательно, вручая подарок деловому партнеру, необходимо начислить НДС, который рассчитывается исходя из рыночной стоимости подарка (п. 2 ст. 154 Налогового кодекса РФ).

Так как выдача подарка облагается НДС, то "входной" НДС, который был уплачен при его покупке, можно предъявить к налоговому вычету (пп. 1 п. 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ). Для этого стоимость подарка должна быть оплачена, организация должна иметь счет-фактуру, сумма НДС в расчетных документах должна быть выделена отдельной строкой.

Пример. К новогодним праздникам ЗАО "Весна" преподнесло подарок своему деловому партнеру - генеральному директору ООО "Осень". Стоимость подарка составила 10 000 руб., в том числе НДС - 1525 руб.

В бухгалтерском учете ЗАО "Весна" были сделаны такие проводки:

Дебет 41 Кредит 60

- 8475 руб. (10 000 - 1525) - отражена стоимость подарка, приобретенного для делового партнера;

Дебет 19 Кредит 60

- 1525 руб. - выделена сумма НДС;

Дебет 60 Кредит 51

- 10 000 руб. - оплачена стоимость подарка;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС", Кредит 19

- 1525 руб. - сумма "входного" НДС предъявлена к налоговому вычету;

Дебет 91-2 Кредит 41

- 8475 руб. - подарок вручен деловому партнеру;

Дебет 91-2 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС",

- 1525 руб. - начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет;

Дебет 99, субсчет "ПНО", Кредит 68, субсчет "Расчеты по налогу на прибыль",

- 2400 руб. (10 000 руб. x 24%) - отражена сумма сформированного ПНО.

Если стоимость подарка, который вручается деловому партнеру, не превышает 4000 руб., то налогом на доходы физических лиц он не облагается.

Несмотря на это, по мнению налоговиков, организация должна оформить налоговую карточку по учету доходов каждого делового партнера по форме 1-НДФЛ и подать о нем сведения в налоговые органы в виде справки по форме 2-НДФЛ. Для оформления указанных документов бухгалтеру придется получить от делового партнера его паспортные данные, адрес проживания или узнать его ИНН.

Если же бухгалтер не сделает этого, то, скорее всего, налоговый инспектор попытается оштрафовать вашу организацию. Ответственность за непредставление сведений по форме 2-НДФЛ (каждой справки) составляет 50 руб. (ст. 126 Налогового кодекса РФ). Еще столько же придется заплатить за непредставление по запросу налоговиков карточки 1-НДФЛ по этому подарку, а также штраф в размере от 5 до 15 000 руб.

Возможно, что бухгалтер решит не заводить карточки и не сдавать справки и в то же время не платить штрафы. В этом случае свою позицию ему придется отстаивать в суде. В этом случае можно использовать следующие аргументы.

Заполнять налоговые карточки и представлять сведения о получателях подарков - обязанность налогового агента. Налоговым агентом признается лицо, которое должно рассчитать, удержать и перечислить налог, то есть организация, которая выплатила налогооблагаемый доход (п. 1 ст. 24, п. п. 1 и 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ). А такой доход возникает, если общая стоимость подарков, сделанных этой организацией деловому партнеру за один календарный год, превысит 4000 руб.

Если же стоимость подарка оказалась меньше этой суммы, то обязанностей налогового агента у организации-дарителя не возникает, так как объекта обложения НДФЛ не возникло. Если же кто-либо из деловых партнеров получил подарки и от других организаций, при этом общая стоимость подарков превысила 4000 руб., то он должен будет сам указать сведения о доходах в Налоговой декларации, рассчитать и перечислить в бюджет сумму налога (пп. 4 п. 1 ст. 228, ст. 229 Налогового кодекса РФ). При этом стоимость подарка определяется по правилам ст. 40 Налогового кодекса РФ (ст. 211 Налогового кодекса РФ).

Нужно помнить, что этот предел установлен для всех подарков, которые организация в течение календарного года подарила одному и тому же лицу. Поэтому если подарок стоимостью менее 4000 руб. деловой партнер уже получал от организации, то стоимость этих подарков необходимо сложить. Со стоимости подарка или подарков, которые стоят более 4000 руб., необходимо удержать НДФЛ в размере 13%.

Налог - это денежный платеж (ст. 8 Налогового кодекса РФ). Поэтому налоговый агент может удержать его только из тех доходов, которые выплачены в денежной форме.

Так как деловые партнеры не получают никаких выплат от организации, удержать НДФЛ просто невозможно. Согласно налоговому законодательству удержать налог невозможно в случаях, когда заведомо известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев.

Поэтому в течение месяца после выдачи подарка бухгалтеру необходимо письменно сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ). При этом должна быть указана сумма задолженности делового партнера.

В дальнейшем налоговый орган передает эту информацию по месту учета делового партнера, который должен будет самостоятельно рассчитать и уплатить этот налог в бюджет (пп. 4 п. 1 ст. 228 Налогового кодекса РФ).

В налоговой карточке (форма 1-НДФЛ) сумма неудержанного налога отражается по строке "Сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган".

На практике при вручении подарков деловым партнерам предпочитают не сообщать об этом в налоговые органы, так как считают такой поступок некорректным по отношению к тому лицу, которому был сделан такой подарок.

В этом случае организация будет оштрафована. Согласно п. 1 ст. 126 НК РФ непредставление в установленный срок налогоплательщиком или налоговым агентом в налоговые органы документов и иных сведений, предусмотренных НК РФ и другими актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Как же поступить организации, которая не желает обидеть своего делового партнера и одновременно не хочет платить штраф?

Выходов из создавшейся ситуации может быть два.

Первый вариант заключается в следующем. Необходимо внести в кассу организации сумму НДФЛ от имени делового партнера и перечислить ее в бюджет.

Другой вариант. На основании приказа руководителя организации работнику, который будет приобретать подарки за наличный расчет, выдается премия, размер которой включает в себя как стоимость подарка, так и сумму НДФЛ.

Для того чтобы рассчитать сумму премии, которая должна быть выдана работнику, необходимо стоимость подарка разделить на 87%.

О. Берг

Эксперт журнала

Подписано в печать 10.08.2013



Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]

Названы самые бесполезные школьные предметы Стихи с пожеланиями успехов в творчестве



Предложения с афоризмами о языке Сеть парикмахерских «Стриж» - Северный
Предложения с афоризмами о языке Наращивание ногтей гелем френч: видео и фото уроки
Предложения с афоризмами о языке Шацкая - Библия стервы. Читать онлайн
Предложения с афоризмами о языке Стенд для чистки форсунок своими руками
Предложения с афоризмами о языке Как размножать орхидею фаленопсис - Самое интересное в
Предложения с афоризмами о языке Как правильно и вкусно приготовить бульон Официальный сайт
Предложения с афоризмами о языке Значение числа 2222
СОЦИАЛЬНАЯ РАБОТЕБЛАГОПОЛУЧНЫМИ Покраска авто своими руками: шпаклёвка Игры такси онлайн - играть бесплатно на Game-Game Работа от прямых работодателей в Самаре только Как отстирать с одежды корректор (штрих выводим пятна с) Средство для удаления бородавок Суперчистотело Перескочил ремень грм Любовный гороскоп на 2017 год Весы - год Петуха Поделки из цемента:дорожки, вазы и др Записи в рубрике

Похожие новости